So holen Sie mehr aus dem Mail-Programm heraus
Trotz Whatsapp und Zoom werden viele Nachrichten noch immer via E-Mail ausgetauscht. saldo zeigt Einstellungen, die das Arbeiten mit den Mail-Programmen Outlook, Thunderbird und Apple Mail einfacher und sicherer machen.
Inhalt
saldo 08/2022
26.04.2022
Letzte Aktualisierung:
27.04.2022
Marc Mair-Noack
Spam-Mails effizient aussortieren
Viele Mail-Programme enthalten einen Filter für Spam-Mails. Diese filtern Nachrichten anhand typischer Merkmale aus dem Posteingang heraus. Die Programme lernen mit der Zeit immer besser, Spam-Mails korrekt zu erkennen. Das Prinzip ist immer dasselbe: Der Benutzer markiert eine unerwünschte Nachricht im Posteingang als Spam. Diese wird in den Spam-Ordner verschoben. Mit der Zeit bewegt das Programm E-Mails mit denselben Ei...
Spam-Mails effizient aussortieren
Viele Mail-Programme enthalten einen Filter für Spam-Mails. Diese filtern Nachrichten anhand typischer Merkmale aus dem Posteingang heraus. Die Programme lernen mit der Zeit immer besser, Spam-Mails korrekt zu erkennen. Das Prinzip ist immer dasselbe: Der Benutzer markiert eine unerwünschte Nachricht im Posteingang als Spam. Diese wird in den Spam-Ordner verschoben. Mit der Zeit bewegt das Programm E-Mails mit denselben Eigenschaften automatisch in den Spam-Ordner.
- Outlook: Nachricht markieren, oben auf «Junk E-Mail» -> «Absender sperren» klicken. Bei Windows kann man zusätzlich auf «Junk-E-Mail-Optionen» klicken und einen hohen Schutz einstellen. Landen danach auch gewünschte E-Mails im Spam- Ordner, kann man den Schutz auf «Niedrig» stellen.
- Thunderbird: In den Einstellungen unter «Datenschutz & Sicherheit» -> «Junk-Protokoll für selbstlernenden Filter aktivieren» einschalten. Nachricht mit rechter Maustaste anklicken, «markieren» -> «Junk» wählen.
- Apple Mail: Nachricht mit rechter Maustaste anklicken, «in Werbung bewegen» wählen.
Virtuelle Ordner einrichten
In der Masse an E-Mails gehen wichtige Nachrichten schnell unter. Dagegen helfen «virtuelle» Ordner. E-Mails zu bestimmten Themen oder von bestimmten Absendern lassen sich in solchen Ordnern gesondert anzeigen. So behält man den Überblick. Die E-Mails werden dabei nicht verschoben, sondern bleiben in ihren ursprünglichen Ordnern gespeichert. In den virtuellen Ordnern erscheinen nur Verweise auf die E-Mails. So gerät die Sortierung der E-Mails in verschiedene Ordner nicht durcheinander.
- Outlook Windows: Zunächst ganz oben rechts im Programmfenster auf den kleinen Pfeil klicken und «Klassisches Menüband» einstellen. Danach im Menü «Ordner» -> «Neuer Suchordner» wählen. Nun die Kriterien eingeben, welche E-Mails im Ordner angezeigt werden sollen.
- Outlook Mac: In die Suchzeile oben rechts klicken. Es erscheint der Menüpunkt «Suchen». Links auf «Alle Postfächer» klicken, dann rechts daneben die gewünschten Kriterien wählen, nach denen E-Mails im Ordner angezeigt werden sollen. Zum Beispiel auf «von» klicken und danach den gewünschten Absender eingeben. Zuletzt «Suche speichern» wählen. Der neue Ordner erscheint links unter «Intelligente Ordner».
- Thunderbird: Im Menü klicken auf «Datei» -> «Neu» -> «Virtueller Ordner». Dann auswählen, welche Mail-Ordner durchsucht werden und welche Kriterien gelten sollen. Zuletzt auf «Erstellen» klicken.
- Apple Mail: In Menüzeile «Postfach» -> «Neues intelligentes Postfach» wählen. Hier die Regeln eingeben, nach denen Mails in diesem Postfach angezeigt werden sollen. Zum Beispiel nur Nachrichten mit einem bestimmten Betreff oder einer bestimmten Anlage. Will man einen intelligenten Ordner für einen bestimmten Absender einrichten, klappt es auch so: Rechtsklick auf die Mailadresse, dann auf «zu VIPs hinzufügen» klicken. Es erscheint ein intelligenter Ordner mit allen E-Mails des Absenders.
Versteckte Spione deaktivieren
In Werbe-E-Mails sind oft Spione enthalten – sogenannte Tracker. Oft sind sie in kleinen, unsichtbaren Bilddateien versteckt. Öffnet der Empfänger die Nachricht, erfährt der Hersteller des Trackers zum Beispiel die IP-Adresse des Computers – also die Zahlenkombination, die den Computer des Besuchers im Internet identifiziert. Damit lässt sich ein Bewegungsprofil des Benutzers erstellen. Solche Tracker kann man abstellen.
- Outlook Windows: Oben auf «Datei» klicken. Dann auf «Optionen» -> «Trust Center» > «Einstellungen für das Trust Center» -> «Automatischer Download». Hier müssen alle Häkchen aktiviert sein.
- Outlook Mac: In den Einstellungen «Leselayout» anklicken, dort unter «Sicherheit» «In Nachrichten von meinen Kontakten» auswählen. Damit lädt Outlook nur noch Bilder in E-Mails von bekannten Absendern. Outlook meldet, wenn Bilder fehlen – diese lassen sich bei Bedarf mit einem Klick auf die Meldung laden.
- Thunderbird: In den Einstellungen unter «Datenschutz & Sicherheit» muss das Häkchen bei «Externe Inhalte in Nachrichten erlauben» entfernt sein.
- Apple Mail: Im Betriebssystem Monterey: Einstellungen» -> «Datenschutz». Hier alle Häkchen aktivieren. Bei älteren Betriebssystemen: «Einstellungen» -> «Darstellung». Bei «Entfernte Inhalte in Nachrichten laden» Häkchen entfernen.
E-Mails als reinen Text senden
E-Mails lassen sich mit speziellen Schriftarten, Bildern oder Hintergrundfarben individuell gestalten. Beim Empfänger kommt die Nachricht jedoch oft «entstellt» an: Öffnet er es in einem anderen Mailprogramm, im Browser oder auf dem Handy, sind die Bilder oft verschoben, die Schriftarten verändert oder die Farben verschwunden. Besser ist es, ausschliesslich Text-Mails zu schreiben: Dann liest der Empfänger die Nachricht garantiert in der Form, in der sie verschickt wurde. So sendet man E-Mails im Format «reiner Text»:
- Outlook Windows: «Datei» -> «Optionen» -> «E-Mail» wählen. Bei «Nachricht in diesem Format verfassen» «Nur-Text» auswählen.
- Outlook Mac: In den Einstellungen auf «Verfassen» klicken, dort bei «Nachrichten standardmässig im HTML-Format verfassen» das Häkchen entfernen.
- Thunderbird: Bei Windows auf die drei Striche rechts oben klicken, bei Mac in der Menüzeile auf «Extras». Danach bei beiden Systemen auf «Konten-Einstellungen» -> «Verfassen & Adressieren». Bei «Nachrichten im HTML-Format verfassen» das Häkchen entfernen.
- Apple Mail: In den Einstellungen auf «Verfassen» klicken. Bei «E-Mail-Format» «Reiner Text» wählen.
