PDF-Dateien sind in der Computerwelt verbreitet. Sei es für Formulare, Briefe oder andere Dokumente, die Text, Bilder und Grafiken enthalten können. Ihr Vorteil: PDF-Dateien sehen immer gleich aus, egal, mit welchem Programm und auf welchem Computer man sie öffnet. Ihr Nachteil: Im Gegensatz zu normalen Textdokumenten kann man Texte im PDF-Format nicht einfach bearbeiten, ergänzen oder kürzen. Für Änderungen braucht man ein Spezialprogramm. Das gilt auch für das Zusammenfügen mehrerer PDFs oder das Löschen einzelner Seiten aus einem Dokument. Auch für das Schwärzen von einzelnen Stellen ist eine spezielle Software nötig.
Das bekannteste Spezial-Programm ist der Acrobat Pro von Adobe. Diese Profisoftware aus der Druckbranche kostet rund 180 Franken pro Jahr. Es gibt aber auch günstigere Alternativen – und für viele Arbeiten an PDFs sogar Gratisprogramme.
Textstellen markieren und Kommentare hinzufügen
PC: Das klappt zum Beispiel mit der kostenlosen Version des «PDF-XChange Editors» (Download unter www.saldo.ch/xchange). Dazu öffnet man ein PDF-Dokument, klickt oben auf «Start», dann auf «Kommentar». Nun kann man mit der Maus die betroffene Textstelle anklicken und daneben einen Kommentar hinzufügen. Wählt man danach eine andere Funktion wie «Hand» aus, wird die Kommentarfunktion beendet.
Fürs Markieren von Textstellen wählt man unter «Start» den Punkt «Hervorheben». Nun kann man Passagen wie mit einem Leuchtstift färben. Per Rechtsklick auf den gefärbten Text sowie Klick auf «Eigenschaften» kann man die Farbe ändern.
Mac: Dafür reicht das Programm «Vorschau». Es ist auf dem Mac bereits installiert. Um eine Textstelle zu markieren, klickt man oben auf das Dreieck neben dem Stiftsymbol und wählt eine Farbe. Danach markiert man den Text mit der Maus. Will man einen Kommentar schreiben, wählt man im Menü «Werkzeuge»/«Anmerken»/ «Notiz». Es erscheint ein gelbes Quadrat, das man an die korrekte Stelle schiebt. Nach einem Klick ins Quadrat kann man einen Text hineinschreiben (siehe Infografik im PDF).
Seiten hinzufügen, löschen und Reihenfolge ändern
PC: Dafür eignet sich das Gratisprogramm «PDF24» (www.de.pdf24.org). Zum Löschen von Seiten oder Ändern der Reihenfolge im Programm den Punkt «PDFs organisieren» wählen. Die Seiten lassen sich danach bequem mit der Maus umstellen oder mit einem Klick löschen. Um Seiten aus einem anderen PDF-Dokument hinzuzufügen, muss man die Software neu öffnen und auf «PDF zusammenführen» klicken.
Mac: Auch hier geht das mit dem Programm «Vorschau». Enthält das Dokument mehrere Seiten, sieht man diese in der Seitenleiste links eingeblendet. Falls nicht: «Darstellung» ! «Miniaturen» anwählen. Dort verschiebt man die Seiten mit der Maus nach oben oder unten an die gewünschte Stelle. Ausserdem kann man eine Seite in der Leiste anklicken und mit Klick auf die Delete-Taste löschen.
Möchte man eine Seite aus einem anderen PDF-Dokument hinzufügen, muss man dieses Dokument ebenfalls öffnen. Danach die gewünschte Seite des Dokuments aus der Seitenleiste ziehen und in die Leiste des ersten Dokumentes bewegen (siehe Infografik im PDF).
Texte nachträglich umschreiben
Nicht in jedem PDF lässt sich der Text verändern. Scannt man beispielsweise einen Brief ein, wird dieser als Bild in der Datei gespeichert. Der Text lässt sich dann nicht mehr ändern. Speichert man aber ein Word-Dokument als PDF ab, kann der Text meist nachträglich umgeschrieben werden. Folgende Programme eignen sich zum Bearbeiten von PDF-Inhalten.
PC: Die kostenlose Version des «PDF-XChange Editors» öffnen und oben auf «Start» klicken. Nun in der Werkzeugleiste «Bearbeiten» auswählen. Es erscheint eine Meldung, dass mit der kostenlosen Version nur Texte bearbeitet werden können, aber keine Bilder und Grafiken. Auf «Ja» klicken und den gewünschten Text bearbeiten. Bei grafisch komplexen Texten kann es vorkommen, dass die Software Fehler macht und Zeilenabstand oder Texteinrückungen ändert. Das lässt sich rechts bei den Texteigenschaften korrigieren. Besser macht das eine kostenpflichtige Lösung wie die Software «Ashampoo PDF Pro 2» (www.saldo.ch/pdfpro2, 33 Franken).
Mac: Gut klappt es mit «PDFExpert» (pdfexpert.com/de, 73 Franken).
Textstellen schwärzen
PC: Im «PDF-XChance Editor» oben auf «Anmerkungen» klicken, dann darunter auf «Hervorheben». Per Rechtsklick auf die Färbung und Klick auf «Eigenschaften» die Füllfarbe auf Schwarz und volle Deckkraft einstellen.
Vorsicht: Gibt man das veränderte Dokument via PC an andere Personen weiter, lässt sich der verdeckte Text einfach wiederherstellen. Wichtig ist daher der folgende Schritt: Oben auf das Druckersymbol klicken, «Microsoft Print to PDF» wählen und ganz unten ein Häkchen machen bei «Als Bild drucken». Per Klick auf «Drucken» wird die Datei neu abgespeichert. Die verdeckten Stellen lassen sich nun nicht mehr wiederherstellen.
Mac: Dazu ist eine kostenpflichtige Software wie der «PDFExpert nötig.
