Die Basisfunktionen der Büroprogramme von Microsoft Office sind leicht anzuwenden: Mit Word einen Text schreiben oder mit Excel eine einfache Tabelle mit Zahlen füllen.
Doch ungeübte Benutzer stossen schnell an Grenzen, wenn sie Dokumente kreativer gestalten wollen: Wie formatiert man Text in zwei oder drei Spalten? Wie lässt man Text um ein Bild herumfliessen? Und wie macht man aus einer trockenen Zahlentabelle eine übersichtliche, anschauliche Grafik?
Man kann solche Dokumente aber auch kostenlos vom Programm Chat-GPT im Internet erstellen lassen. So gehts:
1. Im Browser die Internetseite Chatgpt.com öffnen.
2. Im Suchfeld beschreiben, welches Dokument erzeugt werden soll. Also etwa: «Erstelle eine Excel-Tabelle.»
3. Nun erzeugt Chat-GPT eigenständig eine Office-Datei.
4. Die Datei lässt sich herunterladen.
saldo stellte Chat-GPT verschiedene Aufgaben, um zu sehen, wie das Programm diese meistert. Meist brauchte es mehrere Versuche, bis ein Dokument zufriedenstellend war. Manchmal ignorierte Chat-GPT die Anweisungen, manchmal lag das Problem darin, dass der Befehl zu ungenau formuliert war. Beispiele zum Umgang mit Chat-GPT:
So erstellt man eine einfache Tabelle
Befehl: Ich möchte eine Excel-Tabelle erstellen. Mit 10 Spalten und 10 Reihen. In der untersten Reihe sollten alle Zahlen automatisch zusammengezählt werden, die ich oben eintrage oder verändere.
Ergebnis: Die erste Datei, die man von Chat-GPT herunterladen konnte, war nicht lesbar. saldo teilte das dem Programm mit, darauf folgte eine zweite Version. Sie war korrekt, inklusive Formel, um die Daten zusammenzuzählen.
So entsteht eine Tabelle
Befehl: Mach eine Excel-Tabelle, um auszurechnen, was fünf Personen bei einem Abendessen gezahlt haben und wer wem noch wie viel Geld schuldet.
Ergebnis: Die Tabelle war korrekt. Gab man ein, wer wie viel zahlte, stand in der letzten Spalte das Guthaben oder die Schuld der einzelnen Personen.
So entsteht aus einer Tabelle eine Grafik
Befehl: Kannst du mir den Inhalt der Tabelle grafisch schön darstellen?
Ergebnis: Das Programm erzeugte zur Tabelle eine übersichtliche Grafik mit einem Balkendiagramm. So sah man mit einem Blick, wer zu viel und wer zu wenig bezahlt hat.
So formatiert man einen Text mit Bild
Befehl: Erstelle mir eine Word-Datei, in welcher der Text dreispaltig läuft und die in der mittleren Spalte Platz für ein Bild hat, das ich einfügen kann.
Ergebnis: Chat-GPT erstellte eine korrekte Word-Datei. Die drei Spalten konnte saldo darauf mit eigenem Text füllen. In der ersten Spalte stand in der Mitte: «Hier Bild einfügen». Es liess sich vom Schreibtisch oder von einem anderen Ordner ein Bild ins Dokument an diese Stelle ziehen.
So verarbeitet man Informationen aus einer Internetseite
Befehl: Kannst du mir die Wanderungen, die auf der Seite www.komoot.com/de-de/guide/3606847/spaziergaengeund-leichte-wanderungen-inder-schweiz beschrieben sind, tabellarisch mitsamt Höhenmetern darstellen?
Ergebnis: Auf der Internetseite sind mehrere Wanderungen in der Schweiz beschrieben. Chat-GPT fasste die Angaben in einer Tabelle korrekt zusammen, jedoch nicht zum Herunterladen. Dies musste man in einem zweiten Schritt anfordern. Auf Nachfrage machte das Programm eine Grafik, in der man Dauer und Distanz der Wanderungen auf einen Blick vergleichen konnte.
Gut zu wissen: Alternativen zu Chat-GPT wie Gemini, Claude oder Perplexity kann man ebenfalls zu Office-Dateien befragen. Diese Programme erstellen keine Dateien zum Herunterladen, sondern verfassen Anleitungen, wie man in Office selbst richtig vorgeht.
Das muss man bei Chat-GPT beachten
- Keine vertraulichen Informationen eingeben. Chat-GPT speichert alle Eingaben.
- Möglichst präzise Befehle geben, wie das Dokument aussehen soll. «Mach mir eine schöne Grafik» führt oft nicht zu einer brauchbaren Grafik. Besser ist: «Mach mir ein Balkendiagramm, in dem die Berge der Tabelle nach Höhe sortiert sind.»
- Oft ist der erste Vorschlag von Chat-GPT noch nicht so, wie man es sich vorgestellt hat. Dann ergänzende Befehle geben: «Das Bild soll in der Mitte des Texts platziert werden.»
- Auch wenn das Dokument korrekt aussieht: Unbedingt Zahlen und Fakten im Dokument prüfen. Chat-GPT kann Informationen erfinden.
- Pro Tag lassen sich nur wenige Dateien mit Chat-GPT erzeugen. Wer mehr will, braucht ein Abo (20 Franken pro Monat).
